Politique de confidentialité

LEEDPULSE accorde une importance particulière à la protection de vos données à caractère personnel.

Le respect de la Réglementation sur la protection des données est un engagement pris par LEEDPULSE dès la conception de ses Services.

Ce document a vocation à informer tout Utilisateur de l'Application sur les traitements de données à caractère personnel réalisés par LEEDPULSE, en tant que Responsable de traitement.

Pour toute question sur la protection de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter nos équipes par courriel à dpo@leedflow.com.

Quelques rappels

La Réglementation sur la protection des données désigne la réglementation en vigueur applicable aux traitements de données à caractère personnel et notamment : (i) le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 dit « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD » ; (ii) la loi « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, que la personne physique puisse être identifiée directement (exemple : nom) ou indirectement (exemple : identifiant). L'identification d'une personne physique peut être réalisée à partir d'une seule donnée ou à partir du croisement d'un ensemble de données.

Un traitement de données à caractère personnel est toute opération portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (exemple : enregistrer, organiser, conserver, modifier, rapprocher avec d'autres données, transmettre, etc.).

La finalité d'un traitement est l'objectif principal de l'utilisation de données personnelles. Les données sont collectées pour un but déterminé et légitime et ne sont pas traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial.

Le responsable de traitement est la personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d'un traitement, c'est-à-dire l'objectif et la façon de le réaliser. Il s'agit en pratique de la personne morale incarnée par son représentant légal.

Lorsque deux responsables de traitement ou plus déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils sont responsables conjoints du traitement.

Le sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite les données pour le compte d'un autre organisme (le responsable de traitement) dans le cadre d'un service ou d'une prestation.

Le responsable de traitement doit déterminer une durée de conservation des données personnelles en fonction de l'objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment.

Le Délégué à la protection des données (ou DPO) a pour mission d'informer, de conseiller et de contrôler la conformité du responsable de traitement dans la réalisation des opérations de traitements effectuées. Le DPO est le point de contact des personnes concernées, de la CNIL et des autres DPO des Sous-traitants et/ou Responsables conjoints.

Le destinataire est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel.

Information relative à l'enregistrement des appels

Conformément à la Réglementation sur la protection des données, l'Utilisateur est responsable d'informer ses interlocuteurs lorsqu'il active la fonction d'enregistrement, conformément à la réglementation en vigueur.

L'Application affiche un avertissement visuel ou sonore lors de l'enregistrement, garantissant une information claire et loyale des parties concernées.

Ces enregistrements ne sont accessibles qu'à l'Utilisateur et sont traités dans un cadre strictement professionnel et sécurisé.

Quelques définitions

• « Application » : désigne l'Application mobile accessible via les stores. L'Application regroupe l'ensemble des pages, Services et fonctionnalités proposés aux Utilisateurs.
• « Compte » : désigne l'espace au sein duquel est regroupé l'ensemble des données fournies par l'Utilisateur.
• « Conditions Générales d'Utilisation et de Services » ou « CGU-S » : désigne les conditions contractuelles destinées à encadrer l'utilisation des Services par l'Utilisateur.
• « Identifiants » : désigne l'adresse e-mail et le mot de passe choisis par l'Utilisateur lui permettant de se connecter à son Compte.
• « Services » : désigne l'ensemble des services proposés par LEEDPULSE aux Utilisateurs par l'intermédiaire de l'Application.
• « Utilisateur » : désigne toute personne qui garantit avoir la qualité de professionnel telle que définie par le droit et la jurisprudence française, qui accède à l'Application et utilise les Services.

Responsable de traitement

Le Responsable de traitement est LEEDPULSE, Société par Actions Simplifiée, au capital social de 1.376,54 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro 985 354 646, dont le siège social est sis 15 rue des Halles, 75001 Paris (ci-après « LEEDPULSE »).

Délégué à la protection des données (DPO)

LEEDPULSE a désigné un Délégué à la protection des données qui peut être contacté :

• Par courriel : dpo@leedflow.com
• Par courrier : LEEDPULSE – À l'attention du DPO – 15 rue des Halles, 75001 Paris

Origine et collecte de vos données personnelles

En tant que Responsable de traitement, LEEDPULSE collecte par principe directement les données à caractère personnel concernant l'Utilisateur. Ces données sont notamment collectées lors de l'inscription de l'Utilisateur et lors des échanges avec tout Utilisateur souhaitant obtenir des renseignements sur les Services.

Quels sont les traitements de données personnelles réalisés par LEEDPULSE en qualité de Responsable de traitement ?

Inscription d'un Utilisateur

Suivi et gestion de l'inscription ; paramétrage du Compte.

• Bases légales : Contractuelle — le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles.
• Catégories de données : Données relatives à l'identité de l'Utilisateur (civilité, nom, prénom) ; coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone professionnel, mot de passe, société, fonction) ; identifiants (login et mot de passe).
• Durées de conservation : Pendant toute la durée de la relation contractuelle puis stockage en archivage intermédiaire pendant la durée de prescription en vigueur, soit 5 ans à des fins de preuve. Le Compte de l'Utilisateur sera supprimé en cas d'inactivité de plus de trois (3) ans.

Fourniture des Services

Accès au Compte ; utilisation des fonctionnalités proposées sur l'Application.

• Bases légales : Contractuelle — le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles.
• Catégories de données : Données associées au Compte de l'Utilisateur (données d'identité, coordonnées, moyen de paiement) ; données liées à l'utilisation des Services par l'Utilisateur :
  • Données techniques : adresse IP, modèle du terminal mobile, version du système d'exploitation, identifiant unique du terminal mobile, token de notifications push, journaux d'erreurs et rapports de crash.
  • Données de support : messages et pièces jointes envoyées à notre service client.
• Durées de conservation : Les données associées au Compte de l'Utilisateur sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle puis stockées en archivage intermédiaire pendant la durée de prescription en vigueur, soit 5 ans à des fins de preuve. Pour les données liées à l'utilisation des Services : les données sont conservées pendant la durée d'exécution du Contrat puis supprimées ou restituées à l'Utilisateur sur demande à l'issue de la résiliation de l'abonnement ou la suppression du Compte.

Gestion et suivi de la facturation des Services

Gestion des abonnements et facturation des Services ; gestion de l'envoi des factures ; gestion des impayés ; tenue des registres comptables et des justificatifs légaux.

• Bases légales : Contractuelle — le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat. Obligations légales (notamment issues du Livre des procédures fiscales). Intérêt légitime à assurer le suivi de la facturation et la gestion des impayés.
• Catégories de données : Données d'abonnement et de paiement.
• Durées de conservation : Pour les paiements effectués par cartes bancaires, de telles données peuvent être conservées pour servir de preuve si la transaction est contestée, et ce, au sein de fichiers temporaires, pour une durée de treize (13) mois (ou quinze (15) mois si le paiement est différé) à partir de la date où le débit est effectué. Pendant toute la durée nécessaire au bon suivi de la facturation, puis pendant une période pouvant aller jusqu'à 10 ans aux fins de respecter les obligations légales en matière de tenue comptable.

Administration et amélioration de l'Application et des Services

Administration générale de l'Application ; réalisation d'opérations de maintenance ; réalisation de statistiques.

• Bases légales : Intérêt légitime à assurer aux Utilisateurs la meilleure expérience possible sur l'Application et la meilleure qualité possible des services. Consentement lorsqu'il est nécessaire.
• Catégories de données : Statistiques agrégées d'utilisation de l'Application.
• Durées de conservation : Pendant toute la durée de la relation contractuelle puis stockage en archivage intermédiaire pendant la durée de prescription en vigueur, soit 5 ans à des fins de preuve.

Gestion et suivi des demandes de renseignements et des réclamations

Traitement, suivi et réponses aux demandes de renseignement ou aux réclamations.

• Bases légales : Contractuelle — le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles. Intérêt légitime à répondre aux demandes et à défendre les intérêts de LEEDPULSE.
• Catégories de données : Données relatives à votre identité (civilité, nom, prénom, coordonnées) ; données contenues dans votre demande de renseignement ou votre réclamation.
• Durées de conservation : Pendant le temps nécessaire au traitement complet de votre demande, puis pendant une période n'excédant pas 3 ans. Lorsque votre demande est en lien avec l'exécution de votre contrat, la durée de conservation maximale sera portée à 5 ans après la fin de notre relation contractuelle (à des fins probatoires). Lorsque votre demande concerne une réclamation, pendant toute la durée du traitement de votre réclamation, et le cas échéant jusqu'à épuisement de l'ensemble des voies de recours ordinaires et extraordinaires.

Envoi de newsletters et offres commerciales

Gestion des inscriptions et des désinscriptions ; envoi des offres pertinentes.

• Bases légales : Intérêt légitime à proposer des offres — en lien avec votre activité professionnelle — dans le cadre de notre développement commercial. Possibilité de se désinscrire à tout moment. Consentement lorsqu'il est nécessaire.
• Catégories de données : Nom, prénom, adresse e-mail.
• Durées de conservation : Jusqu'à la désinscription de la personne concernée ou, le cas échéant, pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis stockage en archivage intermédiaire pendant 3 ans à l'issue de la relation contractuelle, ou pendant 3 ans après le dernier contact avec LEEDPULSE.

Gestion et suivi des demandes d'exercice de droits par les personnes concernées

Traitement et suivi des demandes ; réalisation d'opérations dans le cadre des demandes reçues.

• Bases légales : Obligations légales (RGPD et Loi Informatique et Libertés).
• Catégories de données : Données relatives à votre identité (civilité, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone) ; le cas échéant, justificatif d'identité ; données relatives à votre demande d'exercice des droits.
• Durées de conservation : Pour toute la durée nécessaire au traitement de la demande puis stockage en archivage intermédiaire pendant la durée de prescription pénale applicable, à savoir 6 ans, en archivage intermédiaire.

Quels sont les traitements de données personnelles réalisés par LEEDPULSE en qualité de sous-traitant pour le compte de l'Utilisateur ?

Enregistrement et retranscription des communications entrantes et sortantes

Enregistrement des appels, lecture des SMS, retranscriptions automatiques des appels et SMS sous forme de rappels et notes.

• Bases légales : Contractuelle — le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles.
• Catégories de données : Données liées à l'enregistrement des communications entrantes et sortantes de l'Utilisateur :
  • Données de communication : historique des appels (numéros, dates, durées), contenus des SMS, transcription et résumé automatique des échanges vocaux, rappels et notes.
  • Enregistrements audio : enregistrement des appels entrants et sortants effectués via l'Application ainsi que leur transcription textuelle.
• Durées de conservation : Les enregistrements sont supprimés immédiatement si l'appelant refuse l'enregistrement de l'appel. Si l'appelant accepte l'enregistrement de l'appel, les enregistrements sont supprimés automatiquement après une durée maximale de 12 mois pour permettre à l'Utilisateur de réécouter les enregistrements.

* Lorsque la base légale visée est la poursuite d'un intérêt légitime, la personne concernée peut obtenir sur simple demande des informations complémentaires relatives à la mise en balance des intérêts.

** Les précisions sur les catégories de données ne sont pas exhaustives et ont vocation à informer la personne concernée sur les types de données personnelles pouvant être collectées par LEEDPULSE. Le caractère facultatif ou obligatoire du recueil des données personnelles est précisé lors de leur collecte.

Les destinataires des données

Dans le cadre des traitements susmentionnés, LEEDPULSE peut transmettre les données personnelles des personnes concernées aux catégories de destinataires suivantes :

• les équipes de LEEDPULSE habilitées ;
• les prestataires techniques participant à la fourniture des Services :
  • CallR – acheminement des appels et SMS.
  • OVH SAS – hébergement principal.
  • Clever Cloud – datacenter.
  • Firebase (Google LLC) – notifications push.
  • Google Analytics 4 – mesure d'audience et analyse technique.
  • OpenAI (ChatGPT) – système d'intelligence artificielle (assistant IA intégré à LEEDFLOW). Les modèles utilisés sont soumis aux conditions d'utilisation et à la politique de confidentialité d'OpenAI, disponibles sur https://openai.com/privacy
  • Stripe – prestataire de services de paiement.
  • HubSpot – plateforme d'assistance basée sur l'intelligence artificielle.
• les prestataires de services de paiement (Stripe) ;
• les prestataires tiers susceptibles de déposer des cookies lorsque vous y consentez ;
• l'Utilisateur, et le cas échéant le superviseur autorisé au sein de l'agence de rattachement de l'Utilisateur ;
• le cas échéant, les juridictions concernées, autorités de contrôle, autorités de police ou de gendarmerie, médiateurs, commissaires aux comptes, experts-comptables, commissaires de justice, avocats, sociétés de recouvrement de créances.

Les droits des personnes concernées

En application de la Réglementation sur la protection des données, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• Droit d'accès (Article 15 RGPD) : savoir si vos données personnelles sont traitées et en obtenir la communication dans un format compréhensible.
• Droit de rectification (Article 16 RGPD) : demander la rectification des informations inexactes ou incomplètes vous concernant en lien avec la finalité du traitement.
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) (Article 17 RGPD) : demander l'effacement des données personnelles vous concernant.
• Droit de retirer son consentement (Article 7.3 RGPD) : retirer son consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci, lorsque le traitement est fondé sur l'article 6 paragraphe 1 point a) ou sur l'article 9 du RGPD.
• Droit à la limitation du traitement (Article 18 RGPD) : demander de geler temporairement l'utilisation de certaines de vos données personnelles.
• Droit d'opposition (Article 21 RGPD) : s'opposer à ce que vos données personnelles soient utilisées dans un fichier non obligatoire par un organisme pour un objectif précis.
• Droit à la portabilité (Article 20 RGPD) : demander à récupérer les données fournies pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix.
• Droit de définir le sort des données après sa mort (Article 85 LIL) : possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès. Possibilité de choisir la communication de vos données personnelles à un tiers préalablement désigné. À défaut d'instructions de la part de la personne concernée, vos données personnelles seront détruites sauf si leur conservation s'avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Pour exercer ses droits, la personne concernée peut contacter le DPO de LEEDPULSE :

• Par courrier : LEEDPULSE – À l'attention du DPO – 15 rue des Halles, 75001 Paris
• Par courriel : dpo@leedflow.com

La personne concernée a la possibilité d'introduire une réclamation auprès des autorités de contrôle et notamment de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Nos mesures de sécurité

LEEDPULSE met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

À ce titre, les mesures suivantes sont notamment déployées par LEEDPULSE (liste non exhaustive) :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256).
• Authentification sécurisée et séparation des comptes utilisateurs.
• Sauvegardes chiffrées et tests de restauration.
• Journalisation, supervision et gestion des incidents.

Transferts de données vers des pays tiers

LEEDPULSE traite les données à caractère personnel des Utilisateurs au sein de l'Union Européenne.

Dans le cadre de l'utilisation de certains services techniques, notamment des solutions de type cloud ou des outils d'intelligence artificielle fournis par des prestataires établis en dehors de l'Union européenne, certaines données personnelles peuvent être transférées vers des pays situés hors de l'Espace économique européen, notamment vers les États-Unis.

LEEDPULSE encadre ces transferts par des garanties appropriées conformes aux exigences de la Réglementation sur la protection des données en recourant notamment aux clauses contractuelles types de la Commission européenne, ainsi qu'à des évaluations d'impact relatives aux transferts et, le cas échéant, à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles complémentaires destinées à assurer un niveau de protection des données substantiellement équivalent à celui garanti au sein de l'Union européenne.

Permissions de l'Application

L'Application requiert certaines autorisations techniques pour fonctionner correctement. Ces permissions sont limitées à ce qui est strictement nécessaire à la fourniture du service :

• Microphone : utilisé pour enregistrer les appels professionnels et les notes vocales de l'Utilisateur, avec son accord explicite.
• Contacts : utilisés uniquement pour identifier les correspondants, enrichir automatiquement les fiches clients dans l'Application ou modifier le carnet d'adresses.
• Notifications : utilisées pour informer l'Utilisateur des appels entrants, SMS reçus, rappels ou actions à venir.
• Stockage local : utilisé pour conserver temporairement les transcriptions, résumés et rappels créés par l'Utilisateur.
• Caméra : utilisée pour le changement de la photographie de profil.

Ces autorisations ne permettent aucun suivi publicitaire et ne sont jamais exploitées à des fins commerciales ou de profilage.

L'Utilisateur peut, à tout moment, désactiver certaines permissions via les réglages de son terminal mobile.

Modification de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité s'applique à tout Utilisateur de l'Application. La Politique de confidentialité pourra être modifiée et mise à jour par LEEDPULSE à tout moment, notamment pour s'adapter aux évolutions techniques, législatives ou réglementaires. La Politique de confidentialité applicable est celle accessible au moment de la navigation sur l'Application.

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